Užívateľ je identifikovaný prideleným heslom. Každému heslu je možné samostatne nastaviť práva pristupovať a meniť informácie uložené v DMD. Od prihlásenia je každá činnosť užívateľa v DMD monitorovaná a uložená formou logu.

Dispečerské riadenie sa zaoberá prácou s požiadavkami na dopravu a mechanizáciu, ich triedenie a priraďovanie k jednotlivým prostriedkom. Príjem požiadavky predstavuje zápis do databázy. Príjem môže prebiehať manuálne, alebo s využitím dát z iného systému - pomocou importu. Dispečer má k dispozícii okamžité informácie o vyťaženosti vozidiel, vodičov a stave požiadaviek. Môže jednoduchým spôsobom tieto požiadavky opravovať a dopĺňať (vrátane priradených vozidiel a vodičov). Základom dispečingu je zobrazenie dát na časové osi. Dispečing má množstvo ďalších funkcií - napr. tlač staziek, evidencia vydaných a vrátených staziek v dokladovej forme tak, ako predpisuje cestný zákon

Po ukončení výkonu posádky vráti vyplnené stazky (evidencia vrátených staziek), údaje sa vložia do systému (čo je zároveň vyhodnotením). Vložené údaje sú následne jedným z podkladov pre ďalšie výpočty. Stazka obsahuje údaje o jazde, náklade, podmienkach jazdy, činnosti nadstavby alebo mechanizmu, druhu a množstve prepravovaných substrátov a ostatné údaje potrebné na ďalšie spracovanie stazky. Spôsob a množstvo zadávaných údajov závisí na vopred definovanom zozname výkonov, kde je možné sprístupnenie iba potrebných zadávacích polí (snaha o maximálne užívateľské pohodlie pokiaľ možno bez zbytočných úderov do klávesnice). Ak sú na vozidlách inštalované vhodné záznamové zariadenia, je možné ručné zadávanie staziek nahradiť importom dát.

Účelom fakturácie je :

• Vyčísliť výkony pre externých objednávateľov / prepravcov / a vyfakturovať alebo formou dodacieho listu odovzdať na vyfakturovanie
• Vyúčtovať vnútropodnikové výkony vozidiel a odovzdať na zaúčtovanie do IS.

Mzdy znamenajú podklady pre výpočet miezd odovzdávané útvarom dopravy do mzdovej učtárne, tj. údaje na úrovni vypočítanej hrubej mzdy (mzdové súpisky, šichtovnice,... ). Mzdy je možné odvodiť z dĺžky pracovného výkonu (časová mzda), z množstva vykonanej práce (sadzby za km, tony, ... - úkolová mzda) a tiež podielom z fakturácie, predaja apod. (podielová mzda). Tieto zložky je možné medzi sebou kombinovať. Súčasťou miezd sú tiež výpočty cestovných náhrad. Formáty výstupov z miezd sú definovateľné podľa požiadaviek a potrieb užívateľa : podklady / elektronické alebo tlačené / pre výpočet miezd v účtovnom alebo mzdovom SW - mzdové súpisky, šichtovnice, ...

Ďalšia „ostro sledovaná oblasť“ pri prevádzke dopravných prostriedkov je spôsob a množstvo natankovaných a spotrebovaných PHM (resp. nákupu PHM a ďalšieho tovaru a služieb). V DMD sa udržiava zoznam všetkých tankovacích kariet (aj od viacerých dodávateľov). Údaje o nákupoch na tankovacie karty je možné importovať priamo z elektronickej verzie dát od jednotlivých dodávateľov. V prípade tankovania z vlastnej čerpacej stanice je možné oceniť PHM podľa skladovej ceny v účtovníctve a to aj spätne.

Ekonomika je zhrnutím čiastkových údajov o finančných tokoch týkajúcich sa vozidiel - zhrnutím celkových nákladov a výnosov jednotlivých vozidiel. Poskytuje sumárne prehľady, rozbory apod. Štruktúra nákladov vychádza z potrieb užívateľa a jednotlivé položky sú voľne definovateľné. Ich zobrazovanie je v kompetencii jednotlivých užívateľov pomocou nastaviteľných filtrov.

Samozrejmou súčasťou DMD je výpočet cestnej dane. Na túto evidenciu odporúčame špeciálne vyškolenú obsluhu, ktorá má znalosti o súvisiacich legislatívnych normách a ich lokálnych výkladoch. Funkcie vyplývajúce z paragrafov zákona sú k dispozícii obsluhe, ich využitie závisí na rozhodnutí obsluhy. Výstupom môže byť tlačená „Príloha k cestnej dani“ alebo elektronický výstup pre export do elektronického priznania na portál ministerstva financií a podpísaná pomocou elektronického podpisu.

Prezentácia dát, a to v súhrnnej podobe aj detailne. Štruktúru aj obsah môže užívateľ ovplyvňovať. Štatistika zabezpečuje agregáciu vložených dát, vykonáva výpočty a dáta poskytuje v požadovanom tvare na ďalšie využití a to dokonca aj mimo prostredia DMD! Vďaka technológii XML, ak má užívateľ k dátam prístup, je prezentačná vrstva prístupná pomocou web prehliadača (Internet Explorer). Užívatelia vďaka tomu nie sú pri prezeraní obmedzovaní a môžu dáta prezerať z ľubovoľného miesta v intranetovej sieti, čo je možné výhodne použiť napríklad pri konferenciách alebo poradách. Nemenej významnou funkciou programu je zakomponovaný nástroj na tvorbu vlastných zostáv – pohľadov na dáta : „Generátor zostáv“. Výhodou DMD je okamžitá možnosť zobrazené údaje exportovať do súborov CSV, Excelu alebo už zmieneného XML súboru a potom s týmito dátami pracovať nezávisle na DMD.

Funkciou zefektívňujúcou riadenie údržby je vozový zošit – evidencia opráv, pravidelných kontrol vozidiel, sledovanie montáže a prebehov pneumatík. Opravy je možné zapisovať a potom triediť a zobrazovať podľa rôznych kritérií: prebehov km, času, opravovaných celkov. Náklady na tieto opravy sa môžu automaticky zobraziť v ekonomike. Termíny pravidelných opráv alebo výmen – oleje, filtre, STK, ... – sú sledované časovo aj podľa stavu počítadla merných jednotiek – km, motohodiny. Stavy prebehov sú zobrazované aj s vizuálnou kontrolou, zdrojom sú dáta zo staziek. „Gumáreň“ umožňuje sledovanie umiestnenia pneumatík nielen na jednotlivých vozidlách, ale tiež ich umiestnenie na osiach. Zároveň monitoruje prevádzkový cyklus životnosti /protektorovanie, umiestnenie na sklade /. Stav cyklu je zobrazovaný v závislosti na pohybe vozidiel zaznamenanom v stazkách. O jednotlivých pneumatikách je vedená kompletná história počas celej životnosti.

Pretože DMD je v rámci podnikového informačného systému možné začleniť do jedného integrovaného funkčného celku, je zabezpečená komunikácia s ostatnými celkami (napr. účtovníctvo, mzdy, GPS). Vďaka maximálnemu využitiu najnovších prístupov ku komunikácii (využitie XML technológie) je možné veľmi jednoducho DMD integrovať do prostredia prakticky akéhokoľvek systému.

Pre evidenciu prostriedkov, posádok, odberateľov a iného slúžia tzv. katalógy. V nich sú evidované vozidlá, vodiči, subjekty prepravcov a dodávateľov, nastavenia prístupových skupín, definícia štruktúr zápisov prepravcov a činností, užívateľov a ich prístupových práv.

Riadiace tabuľky určujú celkové chovanie systému, jeho vzhľad, reakcie na chyby, smer dátových tokov. Kompletné nastavenie je predmetom implementačných služieb, a je popísané v implementačnom projekte. Výhodou je, že vyškolený administrátor je schopný zabezpečiť prispôsobenie DMD väčšine požiadaviek užívateľa